Syndic

Activiteiten syndicus

Administratief, financieel & technisch beheer

Administratief beheer / Financieel beheer / Technisch beheer
 

Administratief beheer

 

Jaarlijkse statutaire algemene vergadering

  • het opstellen van de agenda;
  • het verzenden van de uitnodigingsbrieven;
  • het aanleggen van de aanwezigheidslijsten;
  • het secretariaat van de vergadering waarnemen;
  • het notuleren van de beslissingen van de Algemene Vergadering in het daartoe bestemd register;
  • het bijhouden van het register van de verslagen en het overmaken van één exemplaar aan elke mede-eigenaar;

Vergadering raad van mede-eigendom

  • het bijwonen van de vergaderingen;
  • het eventueel notuleren van deze vergaderingen;
  • het verdelen van de verslagen aan de betrokken partijen;
 

Contractuele relaties

De syndicus onderhoudt alle contractuele relaties ten opzichte van derden en dit namens en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars.
Volgens contract komt de syndicus tussen in alle contractuele relaties ten opzichte van derden, en dit namens en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars. Overeenkomstig het reglement van mede-eigendom is de syndicus eveneens de enige handtekeninggerechtigde inzake alle andere duurzame en/of toevallige contracten, meer in het bijzonder wat betreft:
  • Verzekeringspolissen
  • Personeel
  • Toeleveringsbedrijven
  • Onderhoudsfirma's
  • Controleorganismen
  • Toevallige opdrachten
  • Secretariaat

Diverse

  • 1x per jaar een afrekening van het gemeenschappelijk en privatief verbruik opmaken, welke het volgende omvat:
    1. een kostenopgave per kostensoort en per verdeelsleutel;
    2. een tabel voor de verdeling van de kosten tussen de mede-eigenaars of een individuele afrekening van de te verdelen kosten;
    3. een vermogensstaat van de Vereniging van Mede-eigenaars
  • het voeren van de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning op te stellen minimum genormaliseerd rekeningstelsel;
  • in geval van een overdracht of aanwijzing van het eigendomsrecht van een kavel, de inlichtingen zoals bepaald in artikel 577-11, §§ 1 en 2 BW verstrekken aan de notaris, éénieder die beroepshalve optreedt als tussenpersoon of aan de overdrager.
  • aan elke persoon, die het gebouw krachtens een persoonlijk of zakelijk statuut bewoont, doch in de Algemene Vergadering geen stemrecht heeft, de datum meedelen van de vergaderingen om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen met betrekking tot de gemene delen te laten geworden. 
  • het bijhouden van de persoonsgegevens (naam, adres, de gedeelten en de referenties van de kavels) van wie gerechtigd is deel te nemen aan de Algemene Vergadering en het overmaken van deze informatie aan de mede-eigenaar of notaris zoals bepaald in art. 577 – 8 § 4, 16° BW.
  • het opmaken van een begrotingsraming voor zowel de lopende uitgaven als de buitengewone te verwachten kosten. Deze begrotingen dienen jaarlijks te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering.
  • het bijwerken van het reglement van orde telkens de Algemene Vergadering hiertoe besluit.
  • Het verrichten van de kennisgevingen bepaald in art. 577-10 § 4, 1° en 2° BW (tegenwerpelijkheid aan eenieder die houder is van een zakelijk of persoonlijk recht op het onroerend goed).

De syndicus voert alle briefwisseling nodig inzake de mede-eigendom ten opzichte van de individuele mede-eigenaars, de bewoners en derden. Er wordt hier wel benadrukt dat het enkel om de briefwisseling gaat waarbij de mede-eigendom als partij betrokken is. De syndicus treedt dus niet op namens een individuele eigenaar.
 
 

Financieel beheer

  • het vermogen van de Vereniging van Mede-eigenaars beheren. Dit vermogen wordt in zijn geheel geplaatst op diverse rekeningen, waaronder verplicht een afzonderlijke
    rekening voor het werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal.
  • het betalen van de gemeenschappelijke rekeningen;
  • het omslaan van de kosten over de mede-eigenaars;
  • het invorderen van de verschuldigde bedragen overeenkomstig de deontologische regels en andere administratieve modaliteiten;

Ons kantoor voert de residentieboekhouding zoals een bedrijfsboekhouding, zeer overzichtelijk dus. 
Bij de uitnodiging tot de jaarlijkse Algemene Vergadering wordt steeds een overzicht van de facturen en een balans meegestuurd. Voorafgaand aan de vergadering controleert de Raad van Mede-eigendom en rekencommissaris de facturen, de leveranciers, de klanten (eigenaars), de liquiditeiten en de balans. 
 

Werkkapitaal

Om aan de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen voldoen, dient de syndicus over een werkkapitaal te beschikken. Jaarlijks wordt een budgettering en provisiebepaling besproken op de Algemene Vergadering.
 

Residentierekening

De lopende rekening op naam van de vereniging per adres aan de syndicus wordt geopend bij een bankinstelling.
Hiervoor hebben wij het mandaat van aanstelling en een geregistreerde basisakte nodig.
 

Reservekapitaal

Opdat de mede-eigenaars na verloop van tijd zouden kunnen voldoen aan de financiële gevolgen van verfraaiing, renovatie- en of grote herstellingswerken, is de vorming van een investeringskapitaal van belang. De praktijk wijst namelijk uit dat, bij gebrek aan een reservekapitaal, fundamentele en noodzakelijke werken vaak worden uitgesteld. Het gebouw verliest zo in relatief korte tijd zijn oorspronkelijke investeringswaarde en daalt eveneens de huurwaarde van elk individueel appartement. De Algemene Vergadering kan om die reden beslissen een reservekapitaal op te starten.
Wanneer het globale reservekapitaal vastgesteld is, zal dit in passende kwartaal- of jaarafrekeningen afgerekend worden. Men moet hiervoor dus niet apart gaan betalen.
Het reservekapitaal zal op een spaarrekening geplaatst worden bij een bankinstelling en de intresten zullen ieder toebedeeld worden volgens de gedane stortingen, hetzij forfaitair hetzij volgens aandelen.
Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend voor werken, die op voorhand door de Algemene Vergadering werden goedgekeurd met de vereiste meerderheid van stemmen.
 

Betalingen ten laste van de vereniging

Van elke betaling die door de syndicus ten laste van de vereniging van mede-eigenaars, via de zichtrekening wordt gedaan, moet op afdoende wijze aangetoond worden dat deze terecht is.
Daarom zal:
Geen enkele betaling gebeuren, tenzij deze gestaafd wordt door een bewijsstuk.
De syndicus zal deze stukken (facturen, rekeningen, onkostennota's,…) chronologisch nummeren.
Door de syndicus geen enkele betaling worden uitgevoerd voor leveringen/werken waarvoor hij niet de opdrachtgever is.
Elke tussentijdse maar noodzakelijke bestelling/opdracht van een individuele mede-eigenaar aan de syndicus worden meegedeeld en door hem of haar worden bevestigd.
De syndicus uiteraard ook de betaling verrichten die hem door een rechterlijke beslissing wordt opgelegd.
 

Déchargemodaliteiten

Jaarlijks zal de syndicus de rekeningen ter goedkeuring voorleggen aan de Algemene Vergadering. Décharge betekent kwijting, ontlasting of de toestemming krijgen een boekjaar af te sluiten zodat er achteraf geen wijzigingen meer kunnen worden aangebracht.

Technisch beheer

 

Als doelstellingen van het technisch beheer gelden
 

  • de beslissingen van de Algemene Vergadering uitvoeren en laten uitvoeren;
  • de Vereniging van Mede-eigenaars vertegenwoordigen zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken.
  • bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen;
  • het in stand houden van het gemeenschappelijk patrimonium;
  • het op elk ogenblik bedrijfsklaar houden van de technische installaties;
  • het herstellen van occasionele defecten;
  • het uitbaten van de technische installaties;
  • het bijhouden van het liftdossier met de jaarlijkse controles en de tienjaarlijkse risico-analyses;
  • in de tijd: verbeteren van het gebouw en of de installaties;
  • en uiteindelijk na verloop van tijd het renoveren, aanpassen aan nieuwe technieken en het terug in goede staat van werking en gebruik brengen, opdat zowel de investerings- als huurwaarde wordt behouden.
 

Taakverdeling

De syndicus voert alle taken en werken uit maar kan dat niet doen zonder de medewerking van de bewoners. Zo kan hen worden gevraagd toegang te verlenen tot hun privatieve ruimten en toezicht te houden op de installaties. Eventuele onregelmatigheden moeten gemeld worden aan de beheersinstanties.
De syndicus heeft een aantal permanente opdrachten:
 
De bevoorrading, het onderhoud van de gemeenschappelijke delen, .... Ook het verstrekken van opdrachten aan leveranciers en onderhoudsfirma's gebeurt via de syndicus.
Het verzamelen van alle informatie (via leveranciers en aannemers, via mededelingen van mede-eigenaars en bewoners en via zijn of haar eigen periodieke controles).
Door de informatie moet de syndicus in staat zijn ten aanzien van de Raad van Mede-eigendom en de Algemene Vergadering initiatieven te nemen, voorstellen uit te werken en tijdig maatregelen te nemen om het in stand en bedrijfsklaar houden van het gebouw, in optimale omstandigheden waar te maken.
De syndicus is in alle gevallen en in om het even welke omstandigheid, slechts bevoegd leveringen en werken te bestellen, indien deze dringend en noodzakelijk zijn. Alle wettelijke bepalingen worden gerespecteerd en nageleefd. U kunt op uw syndicus bouwen en vertrouwen!
 
De syndicus zal steeds alle wettelijke bepalingen naleven. Bij tegenstrijdige opdracht van de Algemene Vergadering, primeren de wettelijke bepalingen en zal de syndicus zich desgevallend onthouden.